Файлови техники и управление на документация

Prerequisites:

• Не са необходими предпоставки

Публика

• Офис мениджъри
• Административни сътрудници

Overview:

Documentation управлението е систематичен контрол на документи и записи през целия им жизнен цикъл, от създаването или получаването, през обработката, разпространението и използването, до окончателното им изхвърляне.

Това водено от инструктор обучение на живо (онлайн или на място) е насочено към начинаещи офис мениджъри, които желаят да научат знания и умения в техниките за подаване и управление на документация.

До края на това обучение участниците ще могат:

• Разберете принципите на ефективните системи за архивиране.
• Научете техники за управление и контрол на физически и електронни документи.
• Развийте умения за създаване, поддържане и архивиране на записи.
• Приложете най-добрите практики за управление на документация, за да подобрите организационната ефективност.

Формат на курса

• Интерактивна лекция и дискусия.
• Много упражнения и практика.
• Практическо внедряване в лабораторна среда на живо.

Опции за персонализиране на курса

• За да поискате персонализирано обучение за този курс, моля свържете се с нас, за да уговорим.

Course Outline:

Въведение в картотекирането и Documentation Management

• Видове системи за архивиране (азбучен, цифров, тематичен, географски)
• Предимства и недостатъци на различните системи
• Роля на документацията в организациите
• Законови и нормативни изисквания

Създаване на ефективна система за архивиране

• Оценка на организационните нужди
• Избор на подходяща система за архивиране
• Стандартизиране на конвенциите за именуване на файлове
• Видове картотеки и решения за съхранение
• Техники за етикетиране и индексиране

Управление на активни записи

• Идентифициране на активни записи
• Стратегии за управление на активни записи
• Създаване на файлов план
• Изпълнение и поддържане на картотечния план

Electronic документ Management

• Въведение в електронните системи за управление на документи (EDMS)
• Предимства на цифровото архивиране
• Най-добри практики за сканиране на документи
• Управление на сканирани документи

Жизнен цикъл на записите Management

• Стандарти за създаване на документи
• Прихващане на записи в системата
• Задаване на графици за задържане
• Законово и нормативно съответствие за запазване на записи
• Безопасно и сигурно изхвърляне на записи

Сигурност и поверителност

• Протоколи за сигурност за физически и електронни записи
• Access контроли и потребителски разрешения
• Разбиране на законите и разпоредбите за поверителност на данните
• Гарантиране на съответствие в практиките за документиране

Архивиране и съхранение

• Методи за архивиране на записи
• Решения за дългосрочно съхранение
• Техники за съхранение на физически записи
• Осигуряване на дълготрайност на електронните записи

Прилагане на най-добри практики

• Стандартни оперативни процедури (SOP)
• Непрекъснато подобряване на документационните процеси

Обобщение и следващи стъпки