Filing Techniques and Documentation Management

• Ingen forkunnskaper kreves

Publikum

• Kontorledere
• Administrative assistenter

Documentation administrasjon er systematisk kontroll av dokumenter og poster gjennom hele deres livssyklus, fra opprettelse eller mottak, gjennom behandling, distribusjon og bruk, til deres endelige disposisjon.

Denne instruktørledede, liveopplæringen (online eller på stedet) er rettet mot kontorledere på nybegynnernivå som ønsker å lære kunnskap og ferdigheter innen arkiveringsteknikker og dokumentasjonshåndtering.

Ved slutten av denne opplæringen vil deltakerne kunne:

• Forstå prinsippene for effektive arkivsystemer.
• Lær teknikker for å administrere og kontrollere både fysiske og elektroniske dokumenter.
• Utvikle ferdigheter i å opprette, vedlikeholde og arkivere poster.
• Bruk beste praksis for dokumentasjonsadministrasjon for å forbedre organisasjonens effektivitet.

Kursets format

• Interaktivt foredrag og diskusjon.
• Mye øvelser og trening.
• Praktisk implementering i et live-lab-miljø.

Alternativer for kurstilpasning

• For å be om en tilpasset opplæring for dette kurset, vennligst kontakt oss for å avtale.

Introduksjon til arkivering og Documentation Management

• Typer arkivsystemer (alfabetisk, numerisk, emne, geografisk)
• Fordeler og ulemper med ulike systemer
• Dokumentasjonsrollen i organisasjoner
• Lovlige og regulatoriske krav

Sette opp et effektivt arkivsystem

• Vurdere organisasjonsbehov
• Velge riktig arkivsystem
• Standardisering av filnavnekonvensjoner
• Typer arkivskap og oppbevaringsløsninger
• Merke- og indekseringsteknikker

Administrere aktive poster

• Identifisere aktive poster
• Strategier for å administrere aktive poster
• Opprette en filplan
• Implementering og vedlikehold av filplanen

Electronic dokument Management

• Introduksjon til elektroniske dokumenthåndteringssystemer (EDMS)
• Fordeler med digital arkivering
• Beste fremgangsmåter for skanning av dokumenter
• Håndtering av skannede dokumenter

Records livssyklus Management

• Standarder for oppretting av dokumenter
• Ta opp poster i systemet
• Sette oppbevaringsplaner
• Overholdelse av lover og forskrifter for oppbevaring av journaler
• Trygg og sikker disponering av poster

Sikkerhet og konfidensialitet

• Sikkerhetsprotokoller for fysiske og elektroniske poster
• Access kontroller og brukertillatelser
• Forstå personvernlover og -forskrifter
• Sikre samsvar i dokumentasjonspraksis

Arkivering og bevaring

• Metoder for arkivering av poster
• Langtidslagringsløsninger
• Konserveringsteknikker for fysiske poster
• Sikre lang levetid for elektroniske poster

Implementering av beste praksis

• Standard operasjonsprosedyrer (SOPs)
• Kontinuerlig forbedring i dokumentasjonsprosesser

Sammendrag og neste trinn