Filing Techniques and Documentation Management

Prerequisites:

• Nie są wymagane żadne warunki wstępne

Publiczność

• Kierownicy biur
• Asystenci administracyjni

Overview:

[Zarządzanie dokumentacją to systematyczna kontrola dokumentów i zapisów w całym ich cyklu życia, od ich utworzenia lub otrzymania, poprzez przetwarzanie, dystrybucję i wykorzystanie, aż do ich ostatecznego usunięcia.

To prowadzone przez instruktora szkolenie na żywo (online lub na miejscu) jest przeznaczone dla początkujących menedżerów biurowych, którzy chcą zdobyć wiedzę i umiejętności w zakresie technik archiwizacji i zarządzania dokumentacją.

Po zakończeniu tego szkolenia uczestnicy będą w stanie

• Zrozumieć zasady skutecznych systemów archiwizacji.
• Poznać techniki zarządzania i kontrolowania zarówno fizycznych, jak i elektronicznych dokumentów.
• Rozwijać umiejętności tworzenia, utrzymywania i archiwizowania dokumentacji.
• Stosować najlepsze praktyki zarządzania dokumentacją w celu poprawy wydajności organizacyjnej.

Format kursu

• Interaktywny wykład i dyskusja.
• Dużo ćwiczeń i praktyki.
• Praktyczne wdrożenie w środowisku laboratoryjnym na żywo.

Opcje dostosowania kursu

• Aby poprosić o spersonalizowane szkolenie dla tego kursu, skontaktuj się z nami.

Course Outline:

Wprowadzenie do archiwizacji i Documentation Management

• Rodzaje systemów archiwizacji (alfabetyczny, numeryczny, tematyczny, geograficzny)
• Zalety i wady różnych systemów
• Rola dokumentacji w organizacjach
• Wymogi prawne i regulacyjne

Konfigurowanie skutecznego systemu archiwizacji

• Ocena potrzeb organizacyjnych
• Wybór odpowiedniego systemu archiwizacji
• Standaryzacja konwencji nazewnictwa plików
• Rodzaje szafek na dokumenty i rozwiązań do przechowywania
• Techniki etykietowania i indeksowania

Zarządzanie aktywnymi rekordami

• Identyfikacja aktywnych rekordów
• Strategie zarządzania aktywnymi rekordami
• Tworzenie planu plików
• Wdrażanie i utrzymywanie planu plików

Electronic Document Management

• Wprowadzenie do elektronicznych systemów zarządzania dokumentami (EDMS)
• Korzyści z archiwizacji cyfrowej
• Najlepsze praktyki skanowania dokumentów
• Zarządzanie zeskanowanymi dokumentami

Cykl życia dokumentacji Management

• Standardy tworzenia dokumentów
• Przechwytywanie rekordów do systemu
• Ustalanie harmonogramów przechowywania
• Zgodność prawna i regulacyjna w zakresie przechowywania dokumentacji
• Bezpieczne usuwanie dokumentacji

Bezpieczeństwo i poufność

• Protokoły bezpieczeństwa dla dokumentacji fizycznej i elektronicznej
• [Kontrola i uprawnienia użytkowników
• Zrozumienie przepisów i regulacji dotyczących prywatności danych
• Zapewnienie zgodności z praktykami dokumentacyjnymi

Archiwizacja i przechowywanie

• Metody archiwizacji dokumentacji
• Rozwiązania długoterminowego przechowywania
• Techniki konserwacji dokumentacji fizycznej
• Zapewnienie długowieczności dokumentacji elektronicznej

Wdrażanie najlepszych praktyk

• Standardowe procedury operacyjne (SOP)
• Ciągłe doskonalenie procesów dokumentacji

Podsumowanie i kolejne kroki