Course Code: documentationmgmt
Duration: 7 hours
Prerequisites:
- Brak wymagań wstępnych
Grupa docelowa
- Menedżerowie biurowi
- Asystenci administracyjni
Overview:
Zarządzanie dokumentacją to systematyczna kontrola dokumentów i akt w całym ich cyklu życia, od tworzenia lub otrzymania, poprzez przetwarzanie, dystrybucję i użytkowanie, aż do ich ostatecznego usunięcia.
To szkolenie prowadzone przez instruktora, na żywo (online lub na miejscu) jest skierowane do początkujących menedżerów biurowych, którzy chcą zdobyć wiedzę i umiejętności w zakresie technik archiwizacji i zarządzania dokumentacją.
Pod koniec szkolenia uczestnicy będą mogli:
- Zrozumieć zasady skutecznych systemów archiwizacji.
- Poznać techniki zarządzania i kontroli dokumentów fizycznych i elektronicznych.
- Rozwinąć umiejętności tworzenia, utrzymywania i archiwizowania dokumentacji.
- Zastosować najlepsze praktyki w zarządzaniu dokumentacją w celu poprawy efektywności organizacyjnej.
Format kursu
- Interaktywny wykład i dyskusja.
- Dużo ćwiczeń i praktyki.
- Praktyczne wdrożenie w środowisku live-lab.
Opcje dostosowania kursu
- Aby zamówić dostosowane szkolenie dla tego kursu, skontaktuj się z nami, aby uzgodnić szczegóły.
Course Outline:
Wprowadzenie do archiwizacji i zarządzania dokumentacją
- Rodzaje systemów archiwizacji (alfabetyczny, numeryczny, tematyczny, geograficzny)
- Zalety i wady różnych systemów
- Rola dokumentacji w organizacjach
- Wymagania prawne i regulacyjne
Tworzenie skutecznego systemu archiwizacji
- Ocena potrzeb organizacji
- Wybór odpowiedniego systemu archiwizacji
- Standaryzacja konwencji nazewnictwa plików
- Rodzaje szafek na dokumenty i rozwiązania do przechowywania
- Techniki etykietowania i indeksowania
Zarządzanie aktywnymi dokumentami
- Identyfikacja aktywnych dokumentów
- Strategie zarządzania aktywnymi dokumentami
- Tworzenie planu archiwizacji
- Wdrażanie i utrzymywanie planu archiwizacji
Zarządzanie dokumentami elektronicznymi
- Wprowadzenie do systemów zarządzania dokumentami elektronicznymi (EDMS)
- Korzyści z cyfrowej archiwizacji
- Najlepsze praktyki skanowania dokumentów
- Zarządzanie zeskanowanymi dokumentami
Zarządzanie cyklem życia dokumentów
- Standardy tworzenia dokumentów
- Przechwytywanie dokumentów do systemu
- Ustalanie harmonogramów przechowywania
- Zgodność z przepisami prawa dotyczącymi przechowywania dokumentów
- Bezpieczne i bezpieczne usuwanie dokumentów
Bezpieczeństwo i poufność
- Protokoły bezpieczeństwa dla dokumentów fizycznych i elektronicznych
- Kontrola dostępu i uprawnienia użytkowników
- Zrozumienie przepisów dotyczących ochrony danych
- Zapewnienie zgodności w praktykach dokumentacyjnych
Archiwizacja i zachowanie
- Metody archiwizacji dokumentów
- Rozwiązania do długoterminowego przechowywania
- Techniki konserwacji dokumentów fizycznych
- Zapewnienie trwałości dokumentów elektronicznych
Wdrażanie najlepszych praktyk
- Standardowe procedury operacyjne (SOP)
- Cigłe doskonalenie procesów dokumentacyjnych
Podsumowanie i kolejne kroki
Overview in Category:
To szkolenie prowadzone przez instruktora, na żywo w <loc> (online lub na miejscu) jest skierowane do początkujących menedżerów biurowych, którzy chcą zdobyć wiedzę i umiejętności w zakresie technik archiwizacji i zarządzania dokumentacją.
Pod koniec szkolenia uczestnicy będą mogli:
- Zrozumieć zasady skutecznych systemów archiwizacji.
- Poznać techniki zarządzania i kontroli dokumentów fizycznych i elektronicznych.
- Rozwinąć umiejętności tworzenia, utrzymywania i archiwizowania dokumentacji.
- Zastosować najlepsze praktyki w zarządzaniu dokumentacją w celu poprawy efektywności organizacyjnej.