Personal Efficiency and Managing Meetings

Publiczność

Kierownicy, liderzy zespołów i pracownicy, którzy uważają, że:

• Uczestniczą w zbyt wielu spotkaniach
• Ich czas jest „kradziony” przez innych ludzi
• Nie potrafią dotrzeć do sedna swojej codziennej pracy z powodu braku planowania, przewidywania lub ustalania priorytetów

Format kursu

Kurs będzie wysoce interaktywnym połączeniem:

• Dyskusje moderowane
• Prezentacje slajdów
• Ćwiczenia i studia przypadków

Pod koniec kursu uczestnicy będą w stanie

• Doceniaj potrzebę efektywnego zarządzania spotkaniami – szanuj presję czasu osób, które zapraszasz na spotkania
• Przestrzeganie standardowych procesów zwoływania, zarządzania i przygotowywania wyników spotkań
• Bardziej doceniać niektóre sposoby na bardziej efektywne zarządzanie sobą i swoim czasem: pracować mądrzej, a nie ciężej…

Zrozumienie siebie i innych

• Zrozumienie, że kiedy prosimy innych o udział w spotkaniu, narzucamy im naszą listę priorytetów.
• Co sprawia, że zachowujemy się tak, a nie inaczej?
• Czy zdajemy sobie sprawę z tego, jak nasze zachowanie wpływa na innych: czy zawsze reagują w sposób, w jaki tego chcemy i w sposób, w jaki powinni? Jeśli nie, to dlaczego...?

Proces zarządzania spotkaniami

• Dlaczego spotkanie jest konieczne; jakie są alternatywy; czy któraś z alternatyw jest lepsza?
• Proces zwoływania spotkań, zarządzania nimi i przygotowywania się do nich:
  • Tworzenie sensownej agendy obejmującej cele spotkania, temat(y) do omówienia i sugerowane ramy czasowe.
  • Zapraszanie tylko właściwych osób - i nikogo więcej.
  • Zarządzanie spotkaniem: dopuszczanie tylko istotnych wypowiedzi (ale z zachowaniem ostrożności, aby odróżnić istotne od nieistotnych); przestrzeganie porządku obrad; przestrzeganie czasu.
  • Tworzenie wyników: niekoniecznie szczegółowe protokoły, ale przynajmniej punkty działań
  • Organizowanie kolejnych spotkań

Uczestnictwo w spotkaniach

• Czy muszę uczestniczyć we wszystkich spotkaniach, na które zostałem zaproszony?
• W jaki sposób mogę zdecydować, czy (lub nie) uczestniczyć w spotkaniach?
• Jakie mam uzasadnienie odmowy udziału w spotkaniach?
• Co jeszcze mogę robić podczas spotkania w związku z uczestnikami, omawianymi tematami i czasem?

Inne kwestie związane z efektywnością osobistą i czasem Management

• Wyznaczanie celów - osobistych i zawodowych - oraz ich przestrzeganie
• Ustalanie priorytetów w pracy
  • Jak zdecydować, co należy zrobić?
  • Jak ustalić priorytety tych działań?
• Czas narzucony przez pracowników: czy moi pracownicy i współpracownicy pracują dla mnie, czy ja pracuję dla nich...?
• Bandyci czasu: co jeszcze kradnie mi czas i co mogę z tym zrobić?
  • E-maile
  • Rozmowy telefoniczne
  • Nieplanowane przerwy
  • Czynności wypierające: zwlekanie...
  • Inne rzeczy...
• Skuteczne delegowanie zadań
• Assertiveness: poszukiwanie kompromisu; nauka skutecznego mówienia "nie"