Records Management

Prerequisites:

• Zrozumienie praktyk dokumentowania organizacji
• Doświadczenie w procesach przetwarzania lub archiwizacji informacji
• Znajomość procedur zgodności lub administracji publicznej

Grupa docelowa

• Funkcjonariusze archiwalni
• Specjaliści od zarządzania informacją
• Administratorzy publiczni i pracownicy ds. zgodności

Overview:

Records Management jest procesem systematycznego kontrolowania tworzenia, dystrybucji, użytkowania i zachowania informacji przez cały jej cykl życia.Ten prowadzony przez instruktora szkoleniowy (online lub stacjonarnie) jest skierowany do pracowników sektora publicznego z ograniczonym lub rozwijającym się doświadczeniem w zarządzaniu dokumentacją, którzy zajmują się lub nadzorują informacje organizacyjne i chcą wdrożyć zgodne, efektywne i zrównoważone systemy przechowywania i archiwizacji dokumentacji.Po zakończeniu tego szkolenia uczestnicy będą w stanie:- Zrozumieć obowiązki prawne i regulacyjne dotyczące przechowywania dokumentacji w agendach rządowych.- Ustanowić systemy klasyfikacji dokumentacji zgodne z potrzebami operacyjnymi i wymaganiami zgodności.- Zastosować praktyki zarządzania cyklem życia, aby zapewnić właściwe archiwizowanie i usuwanie dokumentacji.- Wprowadzić transformację cyfrową i automatyzację w procesy dokumentacyjne.Format kursu- Interaktywne wykłady i dyskusje.- Ręczne użycie narzędzi klasyfikacji i planowania przechowywania w przykładach sektora publicznego.- Kierowane ćwiczenia skupione na inwentaryzacji dokumentacji, mapowaniu cyklu życia i strategiach zgodności.Opcje dostosowania kursu- Aby złożyć wniosek o dostosowane szkolenie dla tego kursu na podstawie przepływów pracy lub narzędzi wewnętrznych waszego departamentu, prosimy o kontakt, aby umówić się.

Course Outline:

Wprowadzenie do Zapisów Management

• Co to jest zarządzanie zapisami i dlaczego jest ważne
• Kluczowe terminy: zapisy, archiwa, zasoby informacyjne
• Zasady dobrego zarządzania zapisami

Ramy Prawne i Zgodność

• Prawa dotyczące publicznych zapisów i wymagania dotyczące przechowywania
• Audytowanie i zastrzeżenia prawne
• ISO 15489 i inne międzynarodowe standardy

Cykl Życia Zapisu Management

• Tworzenie, klasyfikowanie, przechowywanie, przechowywanie, usuwanie
• Zarządzanie metadanymi i śledztwo
• Protokóły archiwizacji i bezpiecznego niszczenia

Klasyfikacja i Harmonogram Przechowywania

• Wdrażanie schematów klasyfikacji
• Ustalanie zasad przechowywania na podstawie wymagań prawnych, finansowych i operacyjnych
• Cyklów przeglądów i zarządzania wyjątkami

Cyfrowe Zapisy i Automatyzacja

• Systemy zarządzania dokumentami i zapisami elektronicznymi (EDRMS)
• Cyfryzacja i tagowanie metadanych
• Używanie automatyzacji do zgodności i wydajności

Implementacja i Adopcja

• Szkolenie pracowników z nowymi procedurami
• Zaangażowanie liderów i zwolenników zmian
• Tworzenie wewnętrznych polityk i przewodników użytkowników

Praktyczne Ćwiczenia i Przegląd

• Przypadek studium: mapowanie cyklu życia zapisów dla departamentu rządowego
• Ręczne: opracowanie harmonogramu przechowywania
• Powszechne pułapki i lekcje wyniesione

Podsumowanie i Kolejne Kroki