Filing Techniques and Documentation Management

• 無需任何先決條件

觀眾

• 辦公室經理
• 行政助理

Documentation 管理是對文檔和記錄的整個生命周期進行系統控制，從創建或接收，到處理、分發和使用，再到最終處置。

這種以講師為指導的現場培訓（在線或現場）面向希望學習歸檔技術和文檔管理方面的知識和技能的初級辦公室經理。

在培訓結束時，參與者將能夠：

• 瞭解有效歸檔系統的原則。
• 學習管理和控制物理和電子文檔的技術。
• 培養創建、維護和歸檔記錄的技能。
• 應用文件管理的最佳實踐來提高組織效率。

課程形式

• 互動講座和討論。
• 大量的練習和練習。
• 在現場實驗室環境中動手實施。

課程自定義選項

• 如需申請本課程的定製培訓，請聯繫我們進行安排。

申請簡介和 Documentation Management

• 歸檔系統類型（字母、數位、主題、地理）
• 不同系統的優缺點
• 文檔在組織中的作用
• 法律和監管要求

建立有效的歸檔系統

• 評估組織需求
• 選擇合適的歸檔系統
• 標準化文件命名約定
• 檔櫃類型和存儲解決方案
• 標記和索引技術

管理活動記錄

• 識別活動記錄
• 管理活動記錄的策略
• 創建檔案計劃
• 實現和維護文件計劃

Electronic 文檔 Management

• 電子文件管理系統（EDMS）簡介
• 數位申請的好處
• 掃描文件的最佳做法
• 管理掃描的文件

記錄生命週期 Management

• 文件創建標準
• 將記錄捕獲到系統中
• 設置保留計劃
• 記錄保留的法律和法規遵從性
• 安全可靠地處理記錄

安全性和保密性

• 物理和電子記錄的安全協定
• Access 控制項和用戶許可權
• 了解數據隱私法律法規
• 確保文檔實踐的合規性

存檔和保存

• 存檔記錄的方法
• 長期存儲解決方案
• 物理記錄的保存技術
• 確保電子記錄的壽命

實施最佳實踐

• 標準操作程式 （SOP）
• 文件流程的持續改進

摘要和後續步驟