Practical Applications of AI for Administrative Staff

• 熟悉办公生产力工具（电子邮件、试算表、文书处理）
• 无需具备AI工具或程式设计经验

目标受众

• 行政专业人员
• 办公室经理与行政助理
• 人力资源、财务与营运支援人员
• 任何希望使用AI工具简化日常任务的人士

Artificial Intelligence (AI) 正在革新行政任务的执行方式，通过提高效率、自动化和洞察驱动的决策来实现这一目标。

本次由讲师指导的培训（线上或线下）面向所有级别的行政专业人员，他们希望利用AI工具来自动化日常任务，增强文档处理，改进演示文稿，并优化办公环境中的工作流程。

在培训结束时，参与者将能够：

• 了解AI的基础知识及其在行政角色中的应用。
• 使用生成式AI工具撰写、总结和翻译内容。
• 自动化日历管理、电子邮件和日常任务。
• 设计并实施针对其角色的AI辅助工作流程。

课程形式

• 互动式讲座和讨论。
• 大量练习和实践。
• 在实时实验室环境中进行实际操作。

课程定制选项

• 如需为本课程定制培训，请联系我们进行安排。

模组 1：AI 在办公室环境中的基础应用

• 什么是人工智慧？类型与基本概念
• Generative AI vs. Predictive AI
• 在行政管理中的实际应用
• 职场中的伦理、隐私与使用限制
• 实务活动：识别 AI 可节省时间的行政流程

模组 2：利用 AI 自动化日常任务

• 自动化回复与邮件（Gmail, Outlook）
• 使用虚拟助理（ChatGPT, Copilot, Gemini）
• 利用 AI 自动化重复性任务（Zapier, Make）
• 指导练习：使用 AI 创建自动回复与排程

模组 3：利用 AI 进行文件创建与编辑

• 使用 AI 撰写邮件、报告与会议记录
• 文本改进与自动摘要
• 即时文件翻译
• 指导练习：使用 AI 生成并优化一份行政报告

模组 4：Data Analysis 与 AI 工具的报告生成

• 使用 AI 生成图表、表格与执行摘要
• 使用 AI 插件与 Excel 和 Google Sheets 进行对话
• 以自然语言解释结果
• 指导练习：上传 Excel 文件并使用 AI 进行分析

模组 5：利用 AI 提升简报与视觉报告

• 在 PowerPoint 或 Canva 中使用 AI 创建简报
• 使用 AI 生成图像（DALL·E, Canva AI）
• 将 PDF 摘要并转换为简报
• 指导练习：从文件创建一份专业简报

模组 6：时间 Management 与 AI 的组织应用

• 使用 AI 管理日程、日历与提醒
• 用于任务优先级排序的 AI 工具
• 与 Notion, Trello, Asana 等工具的整合
• 指导练习：使用 AI 自动化每周规划

模组 7：实际案例研究与设计 AI 行政工作流程

• 企业在行政管理中使用 AI 的成功案例
• 建立个人化的 AI 工作流程
• 评估：为您的部门设计 AI 解决方案
• 最终练习：每位参与者为其角色创建一个实用的 AI 解决方案

总结与下一步