Practical Applications of AI for Administrative Staff

• 熟悉辦公生產力工具（電子郵件、試算表、文書處理）
• 無需具備AI工具或程式設計經驗

目標受眾

• 行政專業人員
• 辦公室經理與行政助理
• 人力資源、財務與營運支援人員
• 任何希望使用AI工具簡化日常任務的人士

Artificial Intelligence (AI) 正在革新行政任务的执行方式，通过提高效率、自动化和洞察驱动的决策来实现这一目标。

本次由讲师指导的培训（线上或线下）面向所有级别的行政专业人员，他们希望利用AI工具来自动化日常任务，增强文档处理，改进演示文稿，并优化办公环境中的工作流程。

在培训结束时，参与者将能够：

• 了解AI的基础知识及其在行政角色中的应用。
• 使用生成式AI工具撰写、总结和翻译内容。
• 自动化日历管理、电子邮件和日常任务。
• 设计并实施针对其角色的AI辅助工作流程。

课程形式

• 互动式讲座和讨论。
• 大量练习和实践。
• 在实时实验室环境中进行实际操作。

课程定制选项

• 如需为本课程定制培训，请联系我们进行安排。

模組 1：AI 在辦公室環境中的基礎應用

• 什麼是人工智慧？類型與基本概念
• Generative AI vs. Predictive AI
• 在行政管理中的實際應用
• 職場中的倫理、隱私與使用限制
• 實務活動：識別 AI 可節省時間的行政流程

模組 2：利用 AI 自動化日常任務

• 自動化回覆與郵件（Gmail, Outlook）
• 使用虛擬助理（ChatGPT, Copilot, Gemini）
• 利用 AI 自動化重複性任務（Zapier, Make）
• 指導練習：使用 AI 創建自動回覆與排程

模組 3：利用 AI 進行文件創建與編輯

• 使用 AI 撰寫郵件、報告與會議記錄
• 文本改進與自動摘要
• 即時文件翻譯
• 指導練習：使用 AI 生成並優化一份行政報告

模組 4：Data Analysis 與 AI 工具的報告生成

• 使用 AI 生成圖表、表格與執行摘要
• 使用 AI 插件與 Excel 和 Google Sheets 進行對話
• 以自然語言解釋結果
• 指導練習：上傳 Excel 文件並使用 AI 進行分析

模組 5：利用 AI 提升簡報與視覺報告

• 在 PowerPoint 或 Canva 中使用 AI 創建簡報
• 使用 AI 生成圖像（DALL·E, Canva AI）
• 將 PDF 摘要並轉換為簡報
• 指導練習：從文件創建一份專業簡報

模組 6：時間 Management 與 AI 的組織應用

• 使用 AI 管理日程、日曆與提醒
• 用於任務優先級排序的 AI 工具
• 與 Notion, Trello, Asana 等工具的整合
• 指導練習：使用 AI 自動化每週規劃

模組 7：實際案例研究與設計 AI 行政工作流程

• 企業在行政管理中使用 AI 的成功案例
• 建立個人化的 AI 工作流程
• 評估：為您的部門設計 AI 解決方案
• 最終練習：每位參與者為其角色創建一個實用的 AI 解決方案

總結與下一步