ChatGPT for Administrative Staff: Task Optimization and Productivity

• 具备日常办公事务的经验
• 对数位生产力工具感兴趣

目标受众

• 行政助理
• 办公室协调员及支援人员
• 希望透过AI工具提升效率的行政人员

ChatGPT 是由 OpenAI 开发的智能对话式 AI。

这门由讲师指导的培训（线上或线下）面向所有层级的行政专业人员，旨在帮助他们使用 ChatGPT 自动化任务、提升专业写作能力、改善工作流程组织，并提高整体工作效率。

在培训结束时，参与者将能够：

• 使用 ChatGPT 创建并完善专业的书面沟通。
• 利用 AI 生成的提示来规划和组织日程、会议和任务。
• 生成并分析行政内容，如报告和摘要。
• 将 ChatGPT 与生产力工具整合，并自动化常规工作流程。

课程形式

• 互动式讲座与讨论。
• 大量练习与实践。
• 在实时实验室环境中进行实际操作。

课程定制选项

• 如需为此课程定制培训，请联系我们安排。

ChatGPT 介绍与核心基础

• 什么是 ChatGPT，它是如何运作的？
• 可用版本：免费版、Plus 版和企业版
• 行政助理的应用案例
• 隐私、道德与最佳实践
• 引导练习：创建帐户、配置环境并测试常用指令

使用 ChatGPT 进行专业写作

• 正式与非正式的电子邮件写作
• 起草备忘录、通告和内部沟通文件
• 重写与改进现有文本
• 引导练习：使用 ChatGPT 起草三种类型的行政文件

组织与规划支援

• 生成议程、日历和任务追踪工具
• 使用提示进行每周规划与待办事项列表
• 会议模拟（摘要、提醒、跟进）
• 引导练习：创建每周议程并自动化每日任务

行政内容的创建与分析

• 撰写会议记录、报告和执行摘要
• 从长文本中提取关键信息
• 将文件转换为不同格式
• 引导练习：上传长文本并生成包含关键点的执行摘要

使用 ChatGPT 进行简报与视觉报告

• 为 PowerPoint 简报创建脚本或大纲
• 与 Canva、PowerPoint、Notion 等工具的整合
• 使用 DALL·E 创建企业或插图图像
• 引导练习：设计办公室简报的基础内容

使用 ChatGPT 与附加功能进行任务自动化

• 使用进阶功能（如插件和网页浏览，若可用）
• 介绍使用 Zapier 和 Google Workspace 的自动化工作流程
• 与试算表和电子邮件的整合
• 引导练习：自动化一个简单的工作流程 – 电子邮件 + 试算表

使用 ChatGPT 设计行政解决方案

• ChatGPT 在办公室环境中的实际应用案例
• 提升效果的提示工程技巧
• 最终专案：为您的角色设计一个专属助理
• 最终练习：为您的职位创建一组个性化提示

总结与下一步