ChatGPT for Administrative Staff: Task Optimization and Productivity

• 具備日常辦公事務的經驗
• 對數位生產力工具感興趣

目標受眾

• 行政助理
• 辦公室協調員及支援人員
• 希望透過AI工具提升效率的行政人員

ChatGPT 是由 OpenAI 開發的智能對話式 AI。

這門由講師指導的培訓（線上或線下）面向所有層級的行政專業人員，旨在幫助他們使用 ChatGPT 自動化任務、提升專業寫作能力、改善工作流程組織，並提高整體工作效率。

在培訓結束時，參與者將能夠：

• 使用 ChatGPT 創建並完善專業的書面溝通。
• 利用 AI 生成的提示來規劃和組織日程、會議和任務。
• 生成並分析行政內容，如報告和摘要。
• 將 ChatGPT 與生產力工具整合，並自動化常規工作流程。

課程形式

• 互動式講座與討論。
• 大量練習與實踐。
• 在實時實驗室環境中進行實際操作。

課程定制選項

• 如需為此課程定制培訓，請聯繫我們安排。

ChatGPT 介紹與核心基礎

• 什麼是 ChatGPT，它是如何運作的？
• 可用版本：免費版、Plus 版和企業版
• 行政助理的應用案例
• 隱私、道德與最佳實踐
• 引導練習：創建帳戶、配置環境並測試常用指令

使用 ChatGPT 進行專業寫作

• 正式與非正式的電子郵件寫作
• 起草備忘錄、通告和內部溝通文件
• 重寫與改進現有文本
• 引導練習：使用 ChatGPT 起草三種類型的行政文件

組織與規劃支援

• 生成議程、日曆和任務追蹤工具
• 使用提示進行每週規劃與待辦事項列表
• 會議模擬（摘要、提醒、跟進）
• 引導練習：創建每週議程並自動化每日任務

行政內容的創建與分析

• 撰寫會議記錄、報告和執行摘要
• 從長文本中提取關鍵信息
• 將文件轉換為不同格式
• 引導練習：上傳長文本並生成包含關鍵點的執行摘要

使用 ChatGPT 進行簡報與視覺報告

• 為 PowerPoint 簡報創建腳本或大綱
• 與 Canva、PowerPoint、Notion 等工具的整合
• 使用 DALL·E 創建企業或插圖圖像
• 引導練習：設計辦公室簡報的基礎內容

使用 ChatGPT 與附加功能進行任務自動化

• 使用進階功能（如插件和網頁瀏覽，若可用）
• 介紹使用 Zapier 和 Google Workspace 的自動化工作流程
• 與試算表和電子郵件的整合
• 引導練習：自動化一個簡單的工作流程 – 電子郵件 + 試算表

使用 ChatGPT 設計行政解決方案

• ChatGPT 在辦公室環境中的實際應用案例
• 提升效果的提示工程技巧
• 最終專案：為您的角色設計一個專屬助理
• 最終練習：為您的職位創建一組個性化提示

總結與下一步